БИЗНЕС-КЕЙС
В большинстве случаев автоматизация коллективной работы с документами начинается с создания общих сетевых папок на рабочих станциях. В дальнейшем может быть выделен файловый сервер для хранения шаблонов и общих документов. Для целей управленческого учета часто используются выложенные в общий доступ электронные таблицы и базы данных MS Access. Согласование и совместная работа над документами обычно производится посредством пересылки по электронной почте. При этом создается множество версий документа, хранящихся у разных адресатов, и их слияние в итоговый документ может оказаться нетривиальной задачей, иногда, к тому же, требующей дополнительного раунда согласования.
Совместная работа с документами, хранящимися в сетевом хранилище затрудняется блокировками и сложностью одновременной работы над ними несколькими пользователями. Файлы могут быть случайно отредактированы или удалены.
Хранящиеся на файловом сервере электронные таблицы и БД MS Access также не поддерживают многопользовательскую работу.
Кроме того, данное решение не поддерживает полнотекстовый поиск по хранящимся документам.
В итоге пользователи вынуждены тратить большое количество времени на действия, не связанные с их основной деятельностью, такие как ручной поиск документов, слияние разных версий документа и ручное формирование отчета. Все эти действия легко могут быть автоматизированы при помощи современных технологий.