С каждым днем современный бизнес требует от сотрудников всё большей мобильности, а от информационных технологий – доступности и гибкости. Скорость обмена информацией увеличивается в геометрической прогрессии, а работа специалистов над различного рода проектами требует наличия эффективных инструментов как для внутренних коммуникаций, так и для взаимодействия между организациями.

В помощь современному динамичному бизнесу корпорация Microsoft уже в 2011 году представила своё новое, адаптированное к существующему ритму жизни, облачное решение Microsoft Office 365, которое существенно облегчит жизнь компаниям различного масштаба и сделает совместную работу всех подразделений более эффективной, а совокупную стоимость ИТ-инфраструктуры минимальной.

Основным преимуществом облачного решения Office 365 является сокращение расходов и рисков, связанных с ИТ-инфраструктурой, которое достигается за счет следующих особенностей:

1. Теперь не нужно выделять основные средства на приобретение собственного оборудования:
1. Закупка серверов теперь не требуется – вся инфраструктура Office 365 располагается в Центрах Обработки Данных (ЦОД) компании Microsoft;
2. Безопасный доступ к данным Организации осуществляется через сеть Интернет с использованием зашифрованных сетевых соединений
2. Можно существенно оптимизировать затраты на лицензии программного обеспечения:
1. Счета за использование Office 365 выставляются на каждого пользователя по факту использования продукта ежемесячно или ежегодно;
2. Оплата лицензий осуществляется только за те продукты и сервисы, которые вам действительно необходимы – набор планов лицензирования очень широк;
3. Наибольший эффект экономии достигается, если работа имеет сезонные изменения и количество сотрудников постоянно меняется, а также если работа структурирована по проектам;
4. Удобно приобретать необходимое количество лицензий для контрагентов, включенных в состав проектов ровно на тот период когда длится проект;
3. Сократить штат и/или трудозатраты дорогостоящих высококвалифицированных ИТ-специалистов:
1. Администрирование сервисов Office 365 гораздо проще и легче – большинство функций управления может выполнять сотрудник без специальной технической подготовки.
2. Администрирование выполняется через веб-панель администрирования, доступную на множестве языков и содержащую подробные инструкции и рекомендации.
3. Нет необходимости администрировать и поддерживать операционные системы, обновления, серверное и сетевое оборудование – всем этим занимаются специалисты Microsoft, обслуживающие ЦОД, 24 часа в сутки 365 дней в году;
4. Вопросами безопасности данных, антивирусной защиты и серверной инфраструктуры занимаются профессионалы из Центра Обработки Данных Microsoft.

Кроме того, Office 365 выступает в роли эффективного инструмента управления бизнесом, решая следующие задачи:

1. Оценка деятельности сотрудников и объема проведенных ими работ, а также постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения;
2. Планирование совместных событий и ведение календарей для переговорных комнат, отслеживание использования презентационного оборудования и общих ресурсов компании;
3. Управление отношениями с клиентами (CRM – Customer Relationship Management);
4. Создание информационных порталов для внутрикорпоративных коммуникаций;
5. Быстрое создание с помощью SharePoint публичного сайта-визитки на основе множества различных шаблонов, который расскажет о компании вашим клиентам и партнерам;
6. Упрощение работы и обмена сведениями с внешними участниками, работающими над проектами;
7. Средства внутрикорпоративных социальных сетей Yammer;
8. Средства для проектного управления Microsoft Project Online;
9. Защита важной коммерческой информации от утечек средствами Windows Azure Rights Management Services;
10. Средства инженерной, технологической и процессной графики на базе Microsoft Visio;
11. Ваши сотрудники всегда будут оставаться на связи, где бы они ни находились и какими бы устройствами они ни пользовались, будь то персональный компьютер, планшет или смартфон не только на основе Microsoft Windows, но и для продуктов Apple и систем на ОС Android;
12. Управление и инвентаризация мобильных устройств и компьютеров ваших сотрудников с использованием Windows Intune;
13. Возможности интеграции средств мгновенного обмена сообщениями и видеоконференц-связи Microsoft Lync Online с фиксированной телефонной сетью.

Возможности Microsoft Office 365 не ограничиваются только указанным выше списком и могут быть существенно расширены за счет средств автоматизации бизнес-процессов и документооборота, встроенных в SharePoint Online и Dynamics CRM Online.

Office 365 удобен для сотрудников компании,  онне оставит их равнодушными к таким возможностям, как:

• совместно с коллегами редактировать документы и таблицы даже в географически удаленном режиме;
• хранить важные документы в гарантированно актуальном состоянии и не тратить время на поиск документа нужной редакции;
• создавать информационные порталы для внутрикорпоративных коммуникаций;
• получать доступ к почте, календарю, корпоративным файлам и контактам из любой точки земного шара;
• общаться с коллегами и партнерами при помощи голосовых, видео­ и веб­конференций.

Набор программ и сервисов Microsoft Office 365 состоит из модулей, которые дополняют друг друга и могут как продаваться по отдельности, так и объединяться в пакеты. Наиболее распространёнными пакетами программ и сервисов Office 365 являются:

• Office 365 для домашнего использования (Office 365 Home Premium)
• Office 365 для малых организаций
• Office 365 для малых организаций расширенный
• Office 365 для средних организаций
• Office 365 для крупных организаций
• Office 365 для образовательных учреждений
• Office 365 для государственных организаций

Более детально информация о некоторых из наиболее популярных и распространенных комплектов представлена далее в тексте. Также вы можете сравнить эти варианты на официальном сайте компании Microsoft по следующей ссылке: http://office.microsoft.com/ru-ru/business/FX102918419.aspx

Office 365 для малых организаций

Вы можете приобретать и гибко отключать пользовательские лицензии в соответствии с текущими требованиями, например в связи с изменением количества сотрудников. Крупные инвестиции не требуются. Можно также использовать технологии, которые были ранее зарезервированы для крупных и средних компаний, поскольку требовали больших капитальных затрат.

Office 365 для средних организаций

Инвестиции в новое программное обеспечение и серверы означают большие безвозвратные затраты и в то же время влекут за собой расходы на обслуживание. С помощью Office 365 всегда можно получить новейшие версии программ, доступные по месячным подпискам. Вы не несете никаких расходов на инвестиции, модернизацию или обслуживание.

Можно также больше не беспокоиться о сезонных колебаниях или ограничениях по емкости: корпорация Майкрософт предоставит необходимые вычислительные мощности всегда, в любое время.

Office 365 для крупных организаций

Компании, работающие на отечественном и международном рынке, значительно упрощают свои ИТ-процессы. Многоязычный дизайн оптимизирует коммуникации с коллегами, говорящими на других языках. Если вы хотите привлечь к работе временных пользователей (например, работающих по договору), вам будет выгодно выставлять счета ежемесячно с учетом количества пользователей. В облачных технологиях доступные мощности быстро регулируются в соответствии с фактическими нуждами и требованиями.

Что входит в комплект?

Можно развернуть отдельные программы Microsoft Office 365 точно в соответствии с потребностями и интегрировать их с собственными серверами. Решение о том, какие приложения будут работать локально, а какие будут доступны через внешние службы, остается за вами.

Exchange Online – предоставляет надежный доступ к электронной почте, календарю, контактам и задачам в знакомой среде с компьютеров, мобильных устройств и браузеров через Интернет. Надежные, мощные и знакомые функции Microsoft Exchange Server доступны в виде облачных служб. Предоставление ИТ-служб с помощью облака также значительно упрощает администрирование ИТ и улучшает защиту данных благодаря функциям, усиливающим безопасность и повышающим надежность.

 

Программа Office профессиональный плюс — это мощный рабочий инструмент для ваших сотрудников, независимо от их местонахождения и используемых средств доступа: компьютера, мобильного устройства или веб-браузера. Office профессиональный плюс содержит такие знакомые пользователям программы как Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, SkyDrive Pro и другие. Эти программы в составе Office 365 обеспечивает универсальную, интуитивно понятную среду приложений для непрерывной оперативной связи с компанией и эффективной работы. При этом их функционирование не ограничивается только платформой Microsoft Windows, также эти программы доступны на платформе Apple MAC.

 

SharePoint Online создает централизованную точку доступа в облаке, где сотрудники могут обмениваться идеями и опытом с участниками рабочих групп, разрабатывать настраиваемые веб-сайты для рабочих или проектных групп, использовать ресурсы всей компании и быстрее находить важную информацию. Кроме того, они смогут приглашать внешних пользователей для сотрудничества на внутренних или внешних веб-сайтах.

 

Lync Online предоставляет сотрудникам современные средства коммуникации, позволяющие отображать сведения о присутствии, обмениваться мгновенными сообщениями и проводить видеосовещания в прямом эфире, сидя за компьютерами. Такие профессиональные возможности для коммуникаций повышают продуктивность сотрудников и эффективность бизнеса. Обмен мгновенными сообщениями в сочетании со сведениями о присутствии позволяет гораздо более гибко реагировать на бизнес-процессы.

 

Microsoft Yammer – социальная сеть, повышающая возможности совместной работы и обсуждений и обеспечивающая высокую безопасность и контроль распространения информации в рамках только вашей организации. Привычные возможности социальных сетей, такие как обсуждения, обмен файлами, включая документы, фотографии и ссылки. Замена списков рассылок и организация небольших рабочих групп для проектов, создание экспертных групп – вот далеко не полный перечень наиболее успешно решаемых корпоративной социальной сетью задач и проблем бизнеса. 

 

Dynamics CRM Online – полнофункциональная система для  управления отношениями с клиентами (Customer Relationship Management – CRM), обеспечивающая все необходимые современному бизнесу средства взаимодействия, планирования и управления отношениями с клиентами. Возможности этой системы начинаются от простой контактной базы данных клиентов и их представителей и переходят к задачам учета потенциальных сделок, ведения множества прайс-листов, учета скидок, учета трудозатрат, контрактов, счетов и актов, а также сервисных запросов клиентов по контрактам. Все эти (и не только) возможности по учету и ведению взаимоотношений с клиентами сопровождаются богатыми возможностями по построению отчетов и аналитике.

 

Windows Intune – это универсальное облачное средство для инвентаризации и управления компьютерами и мобильными устройствами малых и средних организаций. В задачи этого инструмента входит автоматическая установка обновлений, контроль ключевых параметров устройств (компьютеров, планшетов и смартфонов), включая такие параметры безопасности, как сохранение корпоративных документов на мобильных устройствах, длина и сложность пароля и/или ПИН-кода, возможность сохранения различных типов данных на съемные носители. Также в задачу этого облачного инструмента входит контроль средств антивирусной защиты для компьютеров и мобильных устройств и удаленное подключение к рабочему столу для оказания поддержки пользователям Remote Assistance.

 

Windows Azure Rights Management Services одно из ключевых средств для защиты от утечек конфиденциальной бизнес-информации в современных условиях, построенное на уже зарекомендовавшей себя технологии управления цифровыми правами Microsoft Active Directory Rights Management Services. Именно это решение позволяет с одной стороны уполномоченным сотрудникам иметь постоянный доступ к информации, а с другой стороны, даже при условии того, что они несанкционированно или по ошибке передадут файлы, защищенные системой RMS тем лицам, которые не должны иметь к информации доступа, конфиденциальность этой информации будет обеспечена. Наконец, эта технология позволяет определить для уполномоченных сотрудников уровень доступа к информации, например: только чтение, печать, редактирование, передача прав на работу третьему лицу в вашей организации.

 

Прочие средства и возможности

Также в состав Microsoft Office 365 входят различные дополнительные средства и утилиты, например:

• для синхронизации учётных записей пользователей и реализации возможностей SSO с вашей локальной инфраструктурой (DyrSync, Active Directory Federation Services);
• для резервного копирования всей электронной почты вашей организации;
• для интеграции с фиксированной городской и международной телефонией (PSTN);
• для взаимодействия с программными компонентами Microsoft .NET и других производителей: Graph API, Access Control Service 2.0 и другие API для интеграции с продуктами и решениями третьих фирм.

 

Доступно откуда угодно

• Используйте Office на любых устройствах — ПК, Apple MAC, планшет, смартфон;
• Подключайтесь к своей учетной записи Office для доступа к последним версиям документов и персональным настройкам;
• Синхронизируйте файлы на своих устройствах при помощи SkyDrive Pro для доступа к ним офлайн, автоматической синхронизации и автосохранения;
• Используя чужой компьютер, подключитесь к своей учетной записи Office через браузер и на время вашей работы загрузите на ПК полнофункциональные приложения Office с возможностью полноценного редактирования и просмотра.

 

Работайте вместе

• Проводите эффективные онлайн совещания с помощью многоточечных видеоконференций с высоким качеством изображения, записями заметок и общим доступом к документам в режиме реального времени;
• Создайте почтовый ящик группы и предоставьте совместный доступ к документам и обмену комментариями, не перегружая почтовый ящик пересылкой объемных файлов;
• Обменивайтесь документами с клиентами и партнерами с помощью SkyDrive Pro или SharePoint, настраивая доступ к ним и управляя им;
• Создайте сайт компании с использованием шаблонов.

Упрощение ИТ

• Простой в использовании веб-интерфейс панели администрирования для добавления/удаления пользователей, настройки почты и установки политик обмена файлами;
• Установка Office на устройство с помощью потоковой передачи приложений, которые будут готовы к использованию через мгновение после нажатия кнопки «Установить»;
• Первоклассная защита от спама и вредоносных программ; Уверенность в том, что ваши документы защищены и автоматически сохранены;
• Финансовая гарантия работы сервисов 99.9% времени.

Оптимальная выгода

• Профессиональные инструменты, разработанные специально для малого и среднего бизнеса;
• Всегда обновленные сервисы; Простое лицензирование на пользователя с возможностью установки на 5 компьютеров + 5 мобильных устройств;
• Прогнозируемая стоимость оплаты подписки;
• Простое добавление/удаление пользователей.